Een nieuwe medewerker binnenhalen is één ding, maar hem of haar goed ontvangen is minstens zo belangrijk. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat werknemers die een positieve onboarding ervaren 70% langer bij hun werkgever blijven. In Vlaanderen zien we dat veel bedrijven nog kansen laten liggen: een nieuwe werknemer komt toe, krijgt een korte rondleiding en moet het daarna zelf uitzoeken. Dat kan beter.
1. Bereid de eerste werkdag goed voor
- Zorg dat het bureau klaarstaat, inclusief laptop, login en materiaal.
- Maak een welkomstpakket met praktische info, contactgegevens en eventueel een klein cadeautje (bv. mok met bedrijfslogo).
- Informeer het team zodat iedereen weet dat er een nieuwe collega start.
2. Zorg voor een warm welkom
- Laat iemand de nieuwe werknemer opwachten bij de receptie.
- Geef een korte rondleiding door het kantoor.
- Stel hem of haar meteen voor aan de collega’s.
👉 Een persoonlijke ontvangst maakt meteen een verschil.
3. Stel een peter of meter aan
Een vaste aanspreekpersoon helpt bij vragen en onzekerheden. Dit kan een collega zijn die al langer in de functie zit en zowel praktisch als sociaal ondersteunt.
4. Geef duidelijkheid over de rol en verwachtingen
- Bespreek samen de eerste taken.
- Leg uit wat prioriteit heeft in de eerste weken.
- Plan een opvolggesprek na week 1 en week 4.
Zo vermijd je dat een nieuwe werknemer verdrinkt in onzekerheid.
5. Maak ruimte voor sociale integratie
- Organiseer een lunch met het team.
- Stimuleer informele kennismakingsmomenten.
- Moedig collega’s aan om de nieuwe werknemer actief te betrekken.
6. Voorzie een onboarding-plan
Niet alleen de eerste dag telt, maar ook de eerste weken.
- Bied opleidingen aan.
- Geef toegang tot interne documenten en systemen.
- Plan check-ins met HR en de leidinggevende.
7. Vraag feedback over het onthaal
Na de eerste maand is het waardevol om te vragen hoe de nieuwe werknemer het onthaal en inwerktraject ervaren heeft. Zo kan je het proces continu verbeteren.
Veelgemaakte fouten
- Geen voorbereiding → materiaal of login ontbreekt.
- Nieuwe werknemer alleen laten → zorgt voor afstand.
- Onrealistische verwachtingen in de eerste week → leidt tot stress en frustratie.
Veelgestelde vragen
1. Hoe lang duurt een goede onboarding?
Gemiddeld 3 maanden, met begeleiding en feedbackmomenten.
2. Wat is het doel van onboarding?
Nieuwe werknemers sneller productief maken en hen laten integreren in het team en de cultuur.
3. Heeft een klein bedrijf ook een onboarding-plan nodig?
Ja, al is het minder formeel. Ook in kleine teams helpt een gestructureerde aanpak.
Conclusie
Een nieuwe werknemer ontvangen vraagt voorbereiding en aandacht. Met een warm welkom, duidelijke verwachtingen en een goed onboarding-plan maak je het verschil. Zo voelt je nieuwe collega zich meteen thuis en leg je de basis voor een succesvolle samenwerking.
📍 Tip: zie onboarding niet als een eenmalige dag, maar als een traject van enkele maanden waarin de nieuwe werknemer écht ingeburgerd raakt.
